La distribution-collecte en point courrier
Nous avons vu dans les rubriques précédentes toutes les étapes de tri. Mais remplir une case n’est pas la finalité du travail : il faudra la vider pour en expédier le contenu ou mettre à disposition le contenu au service courrier.
En intra-site (à l’intérieur d’un bâtiment) comme en inter-site (liaison vers un site extérieur, une agence, une filiale, une succursale, un point de vente) nous préconisons l’utilisation de sacs navettes. Créé par Outils Océans, le sac navette se met en place dans une case d’une simple poussée sans système de fixation et se tient parfaitement ouvert. A la fin du tri, le sac navette est fermé d’un geste, est retiré de sa case et est expédié. Le sac navette génère des gains de productivité grâce au tri direct et organise les tournées.
En intra-site, la distribution-collecte à des points courrier est une bonne méthode pour limiter les déplacements des services vers la salle courrier et leur permettre de se concentrer sur le cœur de métier.
Mais qu’appelle-t-on un point courrier ? Un point courrier est un ensemble de casiers et supports disposés dans les étages d’un bâtiment de façon à centraliser la distribution-collecte pour un étage complet ou un plateau selon la superficie. La distribution est effectuée dans un ensemble de cases qui peuvent être ouvertes ou fermées par des portes individuelles. Pour renforcer la sécurité les portes individuelles peuvent être munies de serrures à clés, serrures à codes mécaniques ou électroniques, serrures RFID à déclenchement par badges. Les portes individuelles sont en bois, en métal, ou en plexiglass incolore ou blanchi.
Si vous souhaitez autoriser les échanges inter-services au niveau des points courrier, des fentes sont prévues sur chaque porte individuelle.
Pour faciliter le travail des opérateurs courrier et gagner du temps, un cadre ventail collectif peut être prévu pour permettre d’ouvrir intégralement le point courrier.
La collecte peut être effectuée également dans des cases, dans des bacs ou dans des boîtes aux lettres en partie haute ou en partie basse aménagées dans le meuble support de façon à optimiser l’espace. A l’intérieur des boîtes aux lettres de collecte, un bac sur plateau coulissant peut être placé pour faciliter la manutention par l’équipe courrier.
Les meubles supports des points courrier peuvent être ouvert ou fermés par portes battantes/coulissantes. Ils peuvent être équipés d’un plan de travail fixe ou coulissant.
Des accessoires malins peuvent venir compléter l’aménagement des points courrier : des supports d’affichage papier ou des afficheurs électroniques.
Simple à assimiler, la méthode de distribution-collecte à des points courrier demande juste à l’opérateur de mémoriser quelques gestes :
A la préparation de la tournée, il extrait les sacs navette des cases et les range dans le chariot de distribution dans l’ordre du plan de tri, qui correspond à l’ordre de la tournée. Le libellé de la destination reste bien visible lors du rangement vertical des sacs navettes grâce à un index chariot.
Arrivé au point courrier, il échange un sac navette plein contre un vide. Puis il collecte le courrier interne et le courrier postal en vidant les « corbeilles de dépose » ou les bacs de collecte dans les bacs tiroirs du chariot correspondants. De retour au service courrier, il n’a plus que les bacs de collecte à acheminer vers les bons postes : affranchissement ou zone de tri fin intra-site ou zone de tri fin inter-site.
Une alternative astucieuse est l’utilisation de sacs navettes à cloison. Dans la salle courrier la cloison s’efface. Dans les points courrier la cloison se déploie en faisant faire un demi-tour au sac navette créant ainsi 2 compartiments de collecte : courrier interne et courrier à affranchir. De retour à la salle courrier les compartiments sont vidés séparément sur les bons postes.
Outils Océans ne s’arrête pas là ! Le trieur-navette est une solution révolutionnaire 3 en 1, pour trier, livrer et collecter votre courrier.
Avec sa colonne support il assure la fonction de trieur dans la salle courrier. Seul c’est un contenant pour le transport. Redéployé dans une autre colonne support il devient un point courrier pour la livraison-collecte.
Pour le tracking depuis l’expédition du service courrier jusqu’au point courrier ou la remise en mains propres contre signature, Traç@flux vous permet de :
- Lire le code à barre ou la puce RFID de l’objet si celui-ci est déjà identifié
- Générer une étiquette si l’objet n’est pas identifié ou de façon incorrecte ou illisible,
- Horodater l’expédition, l’enlèvement et la livraison et enregistrer les intervenants interne (l’opérateur du service courrier et le destinataire final) et externe (le transporteur)
- Contrôler la conformité, prendre une photo de l’objet en cas de non-conformité,
- Identifier le point courrier par tag RFID lors d’une livraison à un point courrier,
- Faire une remise contre signature sur PDA lors d’une livraison en mains propres,
- Faire remonter les informations sur le cloud Traç@flux en temps réel et les mettre à disposition via le portail web sécurisé.