MAIRIE DE MERU, RETOUR SUR LE PROJET :
La Direction Générale des Services souhaitait dématérialiser et simplifier le traitement de ses flux courrier. L’outil devait rester convivial et l’interface la plus intuitive possible.
Echanger les documents de manière complètement électronique, réduire considérablement les temps de traitement et les délais de réponse, disposer de modèles de réponse, automatiser les processus de validation, être capable d’apporter une réponse sur le traitement du flux, structurer de façon efficace l’information, apporter une qualité de service,… sont autant de critères de sélection pour la mairie.
Les équipes d’Outils Océans ont tout naturellement proposé l’application modulable ELISE.
ELISE, LA SOLUTION POUR MAITRISER LES ENJEUX DE LA GEC
En partenariat avec l’éditeur de logiciel Archimed, Outils Océans propose la solution de maitrise de la gestion des flux documentaires et la dématerialisation des documents : ELISE. Structurée selon le sens des documents et enrichie de fonctions automatisées, ELISE optimise la gestion de tous les documents circulants, quel que soit leur support et leur contenu. Plus qu’un simple outil de captation des flux entrants, ELISE est une application modulable qui sait s’adapter aux structures et processus métier de chaque entreprise / collectivité.
Du secteur public aux entreprises privées, d’organisations centralisées aux grands réseaux internationaux, des grands comptes aux PME, la souplesse et la facilité d’intégration d’ELISE garantissent sa parfaite adéquation à tous les métiers.
MISE EN PLACE DE LA SOLUTION :
En septembre 2015, Outils Océans a mis en place l’outil de GEC ELISE au sein de la mairie de Méru. Facile à mettre en oeuvre, adaptée à tous les métiers et simple à utiliser la Mairie a rapidement intégré la solution ELISE. Plusieurs niveaux de formation ont été dispensés par
Outils Océans : Administrateur (fonctionnel et technique) et Utilisateur, selon leur droit d’accès.
BILAN DU PROJET :
Après 1 an d’utilisation, la Mairie de Méru est satisfaite de la solution ELISE. Conviale, ergonomique et complète, l’application a repondu aux besoins de gestion électronique du courrier au sein de cette Mairie.
A propos de Méru
Située au Sud Ouest de l’Oise, Méru offre le dynamisme d’une ville jeune et entreprenante de 14.178 habitants dont 30% ont moins de
20 ans et 30% sont actifs. Méru s’étend sur une superficie de 2283 hectares, pour une altitude à la mairie de 89,14 mètres. Riche d’activités culturelles, sportives et associatives, Méru laisse la part belle aux loisirs : musée, cinéma, complexes sportifs…
Ses équipements pédagogiques (de la maternelle au lycée), ainsi que la proximité de différents pôles universitaires (Compiègne, Beauvais, Cergy Pontoise…) préparent efficacement les futures générations.
Outils Océans et son partenaire
Venez découvrir la solution de service de digitalisation des processus pour les villes et intercommunalités
Outils Océans devient partenaire de la Classe Figaro Bénéteau
Et comme une bonne nouvelle n’arrive jamais seule, nous avons le plaisir de vous annoncer que le kit BAB’so est nomminé au Nautic Innovation Award dans la catégorie “Produit”.
«Le projet avait différents objectifs. Le premier était de séparer en deux zones le local, en créant une zone «courrier départ» et une zone « courrier entrant ». Nous voulions ainsi empêcher les flux de se croiser. Sous une approche «productivité», le but était d’avoir un
NICOLE DRUELLE, CHEF DE DIVISION LOGISTIQUE, RECTORAT DE LILLE
Grâce au dialogue instauré et la pertinence des propositions faites, des solutions précieuses et concrètes ont été proposées pour le service courrier actuel et ont immédiatement permis une mise en oeuvre rapide et une efficacité accrue à moindre coût. Les agents qui travaillent dans ce service ont pu participer à la réflexion sur leur organisation et sont très satisfaits des changements opérés. L’étude de l’organisation et de l’aménagement du futur service courrier a rapidement permis d’élaborer les arguments qui mettent en évidence le sous dimensionnement de la surface prévue dans les futurs locaux et les difficultés de fonctionnement que cela pourrait générer. Ce constat et les solutions proposées ont permis d’imposer une augmentation de la surface initiale compatible avec les contraintes architecturales.