La Société Générale adopte Traç@flux !

La Société Générale adopte Traç@flux, solution SAAS de traçabilité et d’expédition pour les services courriers et les occupants.

Interview de M. Eric LOVERA, Responsable Pôle Courrier Société Générale.

POURQUOI AVOIR LANCÉ CE PROJET DE TRAÇABILITÉ DES FLUX COURRIER SENSIBLES DES SERVICES CENTRAUX ?

Nous disposions jusqu’ici d’une application appelée « application courrier » développée et gérée en interne mais vieillissante et que nous souhaitions remplacer.
Notre objectif était de renforcer la traçabilité des objets sensibles (plis et colis) entrants et sortants grâce à une application en mode SAAS utilisable par les 15 000 collaborateurs Société Générale des services centraux d’Ile de France ainsi que les prestataires de service intervenants sur les 17 immeubles concernés et nos 5 transporteurs référencés.
Nous souhaitions également améliorer l’interface et les fonctionnalités pour les occupants, nos clients internes.

POURQUOI AVOIR CHOISI OUTILS OCÉANS ET LA SOLUTION TRAÇ@FLUX ?

Outils Océans est un fournisseur historique du Pôle Courrier (service courrier central) qui nous accompagnait déjà sur l’aménagement de la salle courrier, les contenants et les scellés de sécurité. Nous savions que nous pouvions compter sur l’expertise et le professionnalisme des équipes d’Outils Océans.
Lorsque nous avons fait un benchmark des solutions existantes sur le marché, la solution Traç@flux proposée par Outils Océans nous est apparue la plus pertinente avant même tout paramétrage pour répondre à l’ensemble de notre expression de besoin. En phase d’appel d’offres, Outils Océans nous a apporté des réponses claires et précises sur les fonctionnalités et les prestations demandées.

EN QUOI ÊTES-VOUS PARTICULIÈREMENT SATISFAITS DE LA SOLUTION TRAÇ@FLUX ET DE VOTRE PARTENARIAT AVEC OUTILS OCÉANS ?

Les équipes courrier internes et externes ont rapidement adopté Traç@flux que ce soit sur des postes de travail fixes ou des terminaux mobiles. Nous traçons avec fiabilité et en temps réel tous nos flux sensibles entrants jusqu’à la remise en mains propres aux occupants ainsi que nos flux sortants depuis la collecte auprès des occupants jusqu’à la remise au transporteur référencé. Un lien permet également le suivi de la traçabilité des transporteurs jusqu’à la remise au destinataire final. Cela représente sur le périmètre actuel environ 300 000 objets tracés par an.
La solution est interfacée avec les produits postaux et nos 3 transporteurs sous contrat. Nous apprécions également l’interface de recherche, les outils de reporting et d’administration en ligne. Les occupants bénéficient d’une interface d’aide au choix des prestations de transport et d’un historique de leurs envois très appréciés.

Nous avons bénéficié d’un excellent accompagnement et d’une grande écoute de la part
de l’équipe projet Outils Océans dans toutes les étapes du projet :

• Spécification fonctionnelles et techniques avec une véritable appropriation de notre besoin
• Mise à disposition d’une plateforme de test
• Qualification technique dans le cadre d’une Prestation Essentielle Externalisée
• Paramétrages standards et spécifiques pour répondre à nos besoins
• Création d’une interface d’aide au choix pour les occupants
• Déploiement en production en 2 phases : phase pilote puis déploiement à l’ensemble des sites et collaborateurs concernés.

Le résultat est un succès. Nous avons amélioré la traçabilité de bout en bout et les opérateurs courrier bénéficient d’une optimisation via une interface unifiée et l’usage des WEB Services des transporteurs.

Forts de cette expérience réussie, nous avons confié de nouveaux projets à Outils Océans comme l’extension de l’utilisation de Traç@flux à nos 14 Centres de Services en France (qui gèrent le back-office de nos agences). Nous avons aussi intégré une interface d’aide au tri, le moyen de production des étiquettes d’adresses et le référentiel des meubles de tri, toujours en mode SAAS pour notre Pôle Courrier.

 

A PROPOS DE LA SOCIÉTÉ GÉNÉRALE

Société Générale est l’un des tout premiers groupes européens de services financiers. S’appuyant sur un modèle diversifié et intégré, le Groupe allie solidité financière, dynamique d’innovation et stratégie de croissance durable afin d’être le partenaire de confiance de ses clients, engagé dans les transformations positives du monde.

Acteur important de l’économie depuis plus de 150 ans avec un ancrage solide en Europe et connecté au reste du monde, Société Générale emploie plus de 149 000 collaborateurs dans 67 pays et accompagne au quotidien 31 millions de clients particuliers, entreprises et investisseurs institutionnels à travers le monde, en offrant une large palette de conseils et de solutions financières sur mesure afin de sécuriser leurs échanges, protéger et gérer leur épargne, les aider à financer leurs projets, les protéger dans leur vie et leurs activités, leur offrir des solutions et des services innovants. La mission du Groupe est de donner à tous les moyens d’avoir un impact positif sur l’avenir.

 

En savoir plus sur Traçaflux

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Meilleurs Voeux 2019

Tout l’équipe d’Outils Océans vous présente ses meilleurs vœux 2019 !

 

Outils Océans, partenaire courrier du Rectorat de Lille : conseils en organisation et aménagement du service courrier

NICOLE DRUELLE, CHEF DE DIVISION LOGISTIQUE, RECTORAT DE LILLE

Fin 2017, l’ensemble des services du rectorat de Lille et la direction des services départementaux de l’éducation nationale (DSDEN) du Nord devant être regroupés dans un nouveau bâtiment, le rectorat a souhaité dans un premier temps, faire réaliser une étude du service courrier existant, puis dans un second temps, appréhender le besoin en surface allouée pour ce service dans les futurs locaux. Enfin l’appel d’offres demandait des préconisations en termes d’organisation du travail, d’organisation de l’espace et d’aménagement du futur service.

LA MISSION RÉALISÉE PAR OUTILS OCÉANS

Outils Océans a permis d’élaborer l’état des lieux du fonctionnement actuel, puis un diagnostic des forces et des faiblesses. Des axes d’amélioration ont été mis en évidence et des préconisations formulées y compris pour la salle courrier existante. Certaines mesures ont immédiatement été mises en oeuvre et permis une meilleure efficacité du service courrier et une amélioration des conditions de travail des agents. Ensuite, une étude d’aménagement du futur service courrier a été livrée, complétée d’une évaluation budgétaire.

EN QUOI ÊTES-VOUS PARTICULIÈREMENT SATISFAITS DE LA MISSION MENÉE PAR OUTILS OCÉANS ?

Grâce au dialogue instauré et la pertinence des propositions faites, des solutions précieuses et concrètes ont été proposées pour le service courrier actuel et ont immédiatement permis une mise en oeuvre rapide et une efficacité accrue à moindre coût. Les agents qui travaillent dans ce service ont pu participer à la réflexion sur leur organisation et sont très satisfaits des changements opérés.L’étude de l’organisation et de l’aménagement du futur service courrier a rapidement permis d’élaborer les arguments qui mettent en évidence le sous dimensionnement de la surface prévue dans les futurs locaux et les difficultés de fonctionnement que cela pourrait générer. Ce constat et les solutions proposées ont permis d’imposer une augmentation de la surface initiale compatible avec les contraintes architecturales.

Activité

L’académie de Lille est la structure administrative des services déconcentrés de l’Éducation nationale dans la région Nord-Pas de Calais. Sous l’autorité du recteur, elle assure l’organisation au niveau régional de la politique définie par le ministre de l’Éducation nationale. Elle se compose d’un rectorat et de deux Directions des services départementaux de l’éducation nationale, implantées dans les départements du Nord et du Pas de Calais.

Chiffres clés :
14 bassins d’éducation.
851 261 élèves
2ème place après
7% des effectifs scolaires nationaux

A la banque Populaire de l’ouest, on trie le courrier par la voix !

Début 2015, La Banque Populaire de l’Ouest a fait appel à Outils Océans pour une problématique très spécifique de tri courrier.Le contexte : L’externalisation du service courrier avec une entreprise adaptée qui emploie des travailleurs handicapés. Il fallait donc trouver une solution qui permettait au personnel, même sans formation d’être immédiatement opérationnel tout en garantissant une fiabilité du tri et un gain de productivité. M. Bruno JACQUEMIN, organisateur et M. Jean-Noël DAHERON, responsable service courrier – département Moyens Généraux, se sont rapidement tournés vers Facilitri, la solution idéale pour les besoins de la Banque Populaire de l’Ouest.

« La Banque Populaire de l’Ouest a choisi de recourir à une entreprise adaptée pour gérer son service courrier.Cette activité nécessitait, toutefois, une connaissance informelle des services, des collaborateurs et des spécificités liées au métier bancaire. Ce savoir ne pouvait pas être documenté et n’aurait pas pu être assimilé rapidement. De ce fait cela compromettait la sous-traitance de l’activité et compliquait la polyvalence demandée entre les collaborateurs. Notre problématique était en synthèse de donner accès à une connaissance bancaire sans le recours à un écran en station assise. Cette problématique, nouvelle dans notre métier, nécessitait une solution innovante.Pour ce faire nous avons choisi une solution : Facilitri. » déclare M. JACQUEMIN.

Facilitri est une solution d’assistance aux opérateurs de tri du courrier par reconnaissance vocale.

Le logiciel assure :
• Fiabilité du tri à 99,5%
• Temps de réponse quasi immédiat quelle que soit la taille de la base de données
• Dictionnaire quasi-illimité
• Insensible aux bruits (micro différentiel)
• Insensible aux accents
• Multilocuteur sans apprentissage
• Aide vocale
• Pas de maintenance

A propos de la Banque Populaire de l’Ouest

Banque coopérative créée en 1920 par des entrepreneurs
• 156 agences sur 7 départements (Côtes d’Armor, Finistère Nord, Ille-et-Vilaine, Manche, Mayenne, Orne, Sarthe)
• 1407 collaborateurs
• 362 000 clients dont 121 600 sociétaires détenant son capital social
• La Banque d’1 entrepreneur sur 3
• 1ère banque en Europe à être certifiée ISO 2001 sur l’ensemble de ses activités.