Dématérialiser et gérer

Numérisation

Outils Océans vous conseille sur le choix d’un matériel de numérisation adapté à votre volumétrie et aux formats des documents à numériser. Du scanner de bureau jusqu’à la station de dématérialisation de production nous vous apportons une solution efficace.
Outils Océans est partenaire d’Opex, leader mondial de l’ouverture, l’extraction et la capture de documents. Nous distribuons la gamme Falcon de stations de dématérialisation des courriers / documents.
Le Falcon combine l’innovant système de convoyage dynamique et robuste avec un scanner de production haut volume. Quels que soient vos besoins de numérisation de documents, Falcon est conçu pour affronter les défis les plus difficiles de vos flux de travail. Du papier épais au papier pelure fragile ou endommagé en passant par les enveloppes, les classeurs, les reçus, les petits formulaires et les cartes de visite : presque tous les styles et types de documents peuvent être numérisés !

Le Falcon permet aux opérateurs de préparer et de numériser les documents à un rythme plus soutenu que celui de la majorité des procédés de préparation classiques. Ceci réduit significativement les coûts associés à la préparation de documents pour leur numérisation.
Le Falcon garantit une intégrité de document supérieure car les documents sont traités. en une fois et convertis en image. Pendant que les documents sont numérisés, les opérateurs peuvent visualiser les images en temps réel afin d’assurer une capture et une identification correctes. Ceci réduit les longues et coûteuses renumérisations par la suite.

Le modèle FalconRED ajoute l’unité d’ouverture d’enveloppes et d’extraction la plus efficace sur le marché pour en faire une plateforme universelle de numérisation pour la salle courrier. Le logiciel CertainScan aux nombreuses fonctionnalités est le complément idéal du Falcon, grâce à sa classification automatique et à sa manière plus intuitive de typer visuellement les documents pendant leur numérisation.

Innovation révolutionnaire, Gemini® combine la polyvalence de la numérisation Right-Speed™, une qualité d’image exceptionnelle et la configurabilisé de la suite logicielle CertainScan®. Avec ses capacités de double chargeur, la solution de numérisation OPEX® Gemini est le seul scanner à traiter tous les types de documents à la bonne vitesse, ne nécessitant qu’une préparation minimale des documents tout en éliminant plusieurs dispositifs de numérisation. Que vous numérisiez des piles propres ou des documents difficiles à préparer, endommagés ou délicats, Gemini sera le moteur de votre activité aujourd’hui et demain.

Pourquoi la GED (Gestion Electronique de documents) avec Outils Océans ?

Afin de continuer à apporter des solutions innovantes intégrant le meilleur de la technologie pour la gestion des flux documentaires, Outils Océans est devenue en 2014 partenaire certifié de l’éditeur Neoledge spécialiste des solutions de Gestion Electronique de Documents (GED), de Gestion de courrier (GEC) et de contenu d’entreprise (ECM).
Grâce à l’ECM Elise nous accompagnons les organisations du secteur public et privé dans leur transformation digitale.

Elise est une solution innovante d’organisation et de gestion collaborative de contenu, performante et intuitive qui conjugue flexibilité, personnalisation et retour sur investissement. Depuis les fonctions automatisées et intelligentes de capture de flux multicanaux en passant par la gestion de dossiers et l’orchestration de processus métiers… Elise a déjà séduit plus de 100 000 utilisateurs dans plus de 20 pays d’Europe, d’Afrique, d’Amérique du Nord et du Moyen-Orient.

Découvrez l’univers Elise et comment répondre à des défis tels que :
• La dématérialisation de documents de processus
• La gestion des flux d’informations quel que soit leur volume et leur diversité
• La sécurité des données
• La conformité règlementaire
• La transition écologique
• L’intégration continue de l’innovation comme l’IA

Elise en 10 avantages clés :

• Gestion unifiée : Centralisation et optimisation de vos documents et processus métier avec notre solution de GED et GEC.
• Intelligence accrue : L’IA et l’apprentissage profond automatisent l’analyse, le classement, l’extraction de données et la génération de contenu pour une prise de décision plus éclairée.
• Gain de temps et de productivité : Réduction des délais et optimisation des processus grâce à la numérisation et à l’automatisation intelligente.
• Utilisation simplifiée : Une interface ergonomique et intuitive pour une expérience fluide et rapide (automatismes, traitements en masse, notifications, indicateurs synthétiques, etc.).
• Adaptabilité et évolutivité : Solution scalable, flexible et personnalisable, s’adaptant à tous les métiers et utilisateurs (dirigeants, managers, collaborateurs), avec des options no-code/low-code et une intégration fluide à votre SI.
• Coûts réduits : Réduction des frais de gestion documentaire (consommables, frais postaux, stockage, archivage, etc.) et de transport, avec un retour sur investissement rapide.
• Mobilité et disponibilité renforcées : Accès 24/7 aux informations depuis tout appareil (ordinateur, smartphone, tablette), pour consulter, collaborer et signer électroniquement, au bureau ou en mobilité.
• Système plus sécurisé : Gestion des profils utilisateurs, contrôle des accès et sécurisation des partages de données, garantissant la confidentialité des informations.
• Satisfaction client améliorée : Meilleures réactivité et gestion documentaire pour une optimisation de l’expérience client et de la qualité des interactions.
• Engagement écologique : Réduction de l’empreinte carbone via la dématérialisation, le télétravail, la signature électronique, ou encore l’archivage électronique.

Outils Océans en tant qu’intégrateur vous accompagne depuis l’étude de votre projet jusqu’à l’implémentation de la solution :

• Audit
• Spécifications techniques et fonctionnelles
• Paramétrage
• Assistance à la recette
• Formations : équipe projet, administrateurs, utilisateurs référents, valideurs…
• Assistance au démarrage en production
• Conduite du changement
• Support, hotline

Dématérialisation et
capture multi-canal

La capture multicanale permet de valoriser vos documents non structurés et vos données dispersées en les rendant exploitables pour une gestion fluide et efficace.

Dématérialisation : DocFactory est un service de numérisation tout-en-un qui simplifie et industrialise l’ensemble des opérations de capture des flux de documents jusqu’à leur intégration dans Elise : préparez, codez, numérisez, intégrez. DocFactory traite vos documents à l’unité ou en masse quel que soit le périphérique, l’emplacement géographique, le format d’entrée, l’application métier source. DocFactory assure le traitement d’image, la conversion PDF/A, l’OCR, la lecture de fichiers de données XML…

Extraction et capture intelligente de données : ECS FormRecognizer est un service de LAD/RAD enrichi par l’IA pour identifier les documents et extraire les données afin d’automatiser et faciliter leur traitement dans Elise.
Il combine l’OCR, l’ICR, la LAD/RAD et le machine learning pour traiter les flux de données, les analyser, extraire les informations clés, classifier automatiquement les documents. L’OCR est la reconnaissance optique de caractères intégrée pour traiter de grands volumes de textes dans 100 langues.
L’ICR est la reconnaissance intelligente de caractères utilisée pour reconnaître le caractères manuscrits dans 12 langues.

Capture de formulaire Web : Elise propose 2 services de modélisation et de captures de formulaires : JotForm pour des utilisateurs en dehors d’Elise et NeoForm pour les utilisateurs d’Elise.
Ces services permettent de modéliser des formulaires et de les mettre à disposition de vos utilisateurs internes et externes. Les données des formulaires et les pièces jointes sont transférées automatiquement vers Elise.
NeoForm est une plateforme no-code intégrée avec une interface intuitive vous permettant de créer et personnaliser des formulaires en ligne, puis d’intégrer automatiquement les données et documents dans Elise.

Capture de boîtes mail génériques : Mailfeeder est un module intégré à Elise permettant d’intégrer, indexer et classer les e-mails dans Elise en leur associant un workflow de traitement.

Intégration d’e-mails par les utilisateurs depuis Outlook : L’add-in Outlook permet d’intégrer vos e-mails et leurs pièces jointes dans Elise depuis Outlook et de leur affecter un workflow de traitement.

Intégration en masse de vos flux : ECS DataGateway est un service d’intégration de flux de données sécurisé, hautement disponible, flexible et assurant un suivi en temps réel

Reprise de données et de documents : Le module EliseImport gère l’intégration de données et de fichiers en masse lors de la reprise documentaire vers Elise.

Enrichissement de données à partir de référentiels de votre SI : Les enregistrements dans la GED Elise sont enrichis et mis à jour à partir de données disponibles dans votre SI.

Accès rapide aux informations clés par l’IA : L’assistant AI.Lise simplifie l’extraction des informations clés et permet d’interroger la base documentaire d’Elise dans un langage naturel. Il permet également de proposer des actions et des réponses adaptés au contexte.

GED (Gestion électronique de documents) et ECM (Gestion de contenu d’entreprise) transverse

Pourquoi choisir la GED Elise ?
Notre offre SaaS Elise vous offre sécurité, performance et flexibilité, pour accélérer votre transformation numérique et simplifier la gestion de vos documents et informations.
En favorisant la collaboration transversale et en éliminant les silos, la solution tout-en-un Elise optimise les échanges entre collaborateurs, services et organisations. Sa centralisation de l’information offre une flexibilité accrue dans la gestion de vos processus et documents.

Une GED transverse
Centralisez vos flux et vos processus dans Elise (RH, achats, juridique, comptabilité,etc) pour une organisation fluide de l’information :
Regroupez et liez logiquement les informations pour une gestion efficace des dossiers, accédez aux dernières versions des documents et bénéficiez d’une navigation et d’une
prise de décision facilitées.

Un traitement automatique et intelligent de vos documents
La GED Elise est enrichie de services d’IA pour capturer, organiser, retrouver, exploiter les données efficacement afin d’anticiper vos besoins et vos workflows.
Vos processus sont fluidifiés et vos prises de décisions sont plus rapides et éclairées.

Une recherche avancée et une facilité de décision
Obtenez rapidement des résultats précis et pertinents grâce à nos outils de
recherche avancés et nos services d’IA.
Elise accélère également vos processus de validation et signature numérique.
EliseFlow est un parapheur électronique intégré à la GED Elise permettant de consulter, annoter et signer les documents.
L’ECS YouSign est un service de signature certifié Eidas pour la signature de vos documents en externe avec lancement de la procédure de signature depuis Elise et le retour des documents signés automatiquement dans Elise.
Elise vous donne une vision 360° des dossiers dans leur contexte.
Vous suivez le processus de traitement à chaque étape avec la traçabilité des accès, des modifications de données, des versions de documents.

GEC (Gestion électronique du courrier)

La gestion électronique du courrier (GEC) est un levier incontournable pour la transformation digitale des entreprises et organisations.
Elle facilite la gestion de vos courriers entrants et sortants en les numérisant, organisant et protégeant grâce à une technologie avancée alimentée par l’IA, avec notamment :
Une salle de courrier numérique et intelligente
Capture intelligente des flux entrants, distribution automatique et gestion des flux sortants (création de documents, intégration de QR codes, contrôle et validation).
Une base de contacts intégrée à partir de vos référentiels de contacts (bases
clients, fournisseurs, projets, etc.) : Synchronisation avec vos systèmes, organisation
sur plusieurs carnets d’adresses, gestion des relations entre fiches, vérification
des adresses postales via le référentiel externe BAN et échange automatique
d’informations d’identités entre systèmes grâce au SCIM.
Un envoi de courrier simplifié : Créez et expédiez vos courriers directement
depuis Elise, avec différentes options : envoi physique simple ou recommandé (via
La Poste, avec notre connecteur Maileva), diffusion électronique par e-mail, ou envoi
électronique (ERE/LRE), avec suivi et réception automatique des preuves de dépôt
et de réception en temps réel.

Gestion documentaire propulsée par l’IA

AI.Lise est une suite de services cloud (ECS) basés sur l’IA qui optimise et enrichit l’expérience utilisateur d’Elise en automatisant les tâches répétitives et en améliorant les processus documentaires. L’IA automatisée propulse nos technologies, permettant à notre solution de prendre des décisions autonomes et d’accomplir des tâches complexes de façon indépendante.

Service « Intelligence documentaire » :
Permet d’extraire automatiquement les informations clés à partir de documents structurés et non structurés.
Service « Assistant document »:
Offre un accès instantané aux données pertinentes grâce à un dialogue en langage naturel avec la base documentaire Elise.
Auto-indexation :
Extraction automatique des index et remplissage automatique des formulaires.
Auto-adressage : Analyse intelligente et routage automatique des documents.

Collaboration et gestion de processus

Optimisez vos processus transverses en orchestrant les tâches et automatisant les opérations répétitives pour rester agile et efficace. La solution « Business Process Management » (BPM) Elise offre souplesse et adaptabilité grâce à une plateforme intégrée, permettant l’exécution de workflows automatisés sur des documents Elise.

L’objectif : fournir la bonne information à la bonne personne, au bon moment !

Signature électronique interne et externe

Passez à la signature électronique conforme aux référentiels RGS/eIDAS (dispositifs français et européen de protection) pour une sécurité et une productivité accrues !
Parapheur électronique Elise Flow : Elise Flow permet d’optimiser la supervision et la validation des documents (consultation, annotations, demande ou transfert de tâches, (co-)signature manuscrite ou électronique, simple ou en masse) en mobilité, de manière simple et intuitive.
Signature électronique de tiers externe : L’ECS You Sign permet à vos clients, fournisseurs et/ou partenaires de signer électroniquement des documents enregistrés dans Elise, en toute simplicité et sécurité.

Intégration bureautique et interopérabilité

Elise s’adapte à vos usages, en mobilité ou au bureau, avec une intégration à :

• Microsoft Outlook (connecteur Add-in Outlook) : Capturez les documents entrants, éliminez les doublons et appliquez les processus sans quitter votre messagerie.
• Microsoft Word (connecteur Add-in Word) : Créez, éditez et annotez vos contenus d’entreprise depuis vos outils bureautiques familiers.
• Interopérabilité : Intégration optimale à votre SI avec une solution tout-en-un et clé en main, intégrant tous vos référentiels (contacts, organigramme, processus, etc.) et s’interfaçant avec vos outils métiers grâce à des webservices.

Reprise de données et documents

Des outils facilitent également la reprise des données et documents de votre ancien système vers le nouveau pour une intégration fluide d’Elise :

• Passerelle ETL : Connectez-vous à vos référentiels métier, transformez et automatisez l’enrichissement de vos données.
• Elise Import et Export : Connectez-vous à plusieurs sources de données (bases de données, systèmes de fichiers) et automatisez vos reprises de données et de documents.
• Elise DataGateway : Bénéficiez d’un service hautement disponible, en mode API, afin d’automatisez la reprises de vos flux de documents et un suivi efficace.

Sécurité, conformité et démarche RSE

Avec Elise, optimisez la gestion de vos contenus et processus métiers pour une performance accrue, une collaboration simplifiée et une sécurité renforcée.
Nos mécanismes de sécurité s’adaptent pour cela à votre structure et à la nature de l’information :

• Automatisation de la gestion des droits : Les droits d’accès se déduisent naturellement de votre organisation interne, garantissant une sécurité continue.
• Traçabilité et audit : Garantissez la confidentialité et la conformité règlementaire grâce à une traçabilité complète.
• Architecture technique sécurisée : Construisez votre solution ECM sur une architecture technique éprouvée, protégée et performante, accompagnant la croissance de votre entreprise.
• La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) guide la conception de nos solutions en conciliant développement durable (écoconception réduisant la consommation mémoire et allégeant les bases de données), accessibilité aux normes RGAA et efficacité opérationnelle (gouvernance de l’information, axées sur le cycle de vie et la traçabilité).
• Souveraineté des données (SecNumCloud, N-Cloud, modèle d’IA propriétaire) garantissant la qualification et la sécurité de la solution Saas Elise Cloud

À découvrir également

Transporter et protéger

Ouvrir et trier

Sécuriser et tracer